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Aumento da eficiência e da produtividade – O desafio de toda empresa

Um dos maiores desafios de qualquer gestor é o de conseguir aumentar a eficiência dos processos da organização e, com isso, ganhar produtividade, tornando-se mais competitivo e maximizando os lucros. A equação é complexa, está longe de ser uma atividade de rotina, exige cálculos complexos, análises minuciosas, planejamento estratégico e operacional e, em muitas vezes, o gestor não dispõe de todas as ferramentas para tomar a melhor decisão, pairando a incerteza sobre a decisão a ser tomada. Será realmente o passo correto?

Ao contrário do que os leigos possam achar, um gestor não tem bola de cristal, suas decisões não são tomadas em palpites ou ferramentas esotéricas, ele deve decidir com base em dados sólidos e informações precisas, do contrário, sua decisão pode sim não ser a melhor e, como consequência, amargos resultados podem ser colhidos. Diante disso, como fazer?

Nesse ponto o gestor deve procurar ajuda em ferramentas que possam auxiliá-lo, tal qual, por exemplo, faz um carpinteiro, que precisa das ferramentas adequadas para poder confeccionar seus móveis, ou o mecânico, que sem os instrumentos corretos também não terá condições de providenciar o conserto necessário. Assim também é o gestor, sem as ferramentas corretas, suas decisões e ações ficam muito limitadas. Essas ferramentas, no caso da gestão de negócios, são os softwares ou “sistemas”, como são comumente conhecidos.

Um software? Mas em que um software pode me ajudar? Além do que, não tenho dinheiro para comprar um sistema não!

Calma, o objetivo desse artigo é exatamente te ajudar nesse sentido, te mostrar que você pode sim, aliás, que você pode e deve utilizar dessas ferramentas, que te ajudarão muito a tomar melhores decisões, te auxiliarão a aprimorar suas habilidades como gestor e tomador de decisões. Veja bem, ajudar, fique tranquilo que o software não vai te substituir, mas te ajudar, assim como os equipamentos e exames auxiliam ao médico, os softwares ajudam e auxiliam aos gestores e tomadores de decisões, em qualquer área.

E se você acha que sua empresa não tem condições para investir numa solução informatizada, não se precipite, pois existem soluções de alto custo, de médio custo, de baixo custo e, inclusive, sem custo. Naturalmente, o que fará diferença entre elas é a quantidade de recursos e suporte, mas saiba que você pode ter um software sem investir muito ou nada, como é o caso dos softwares livres, que podem ser baixados e utilizados sem qualquer pagamento de licença.

Quantos aos benefícios, são muitos, mas vou destacar apenas alguns para que esse texto não fique muito longo. A utilização de softwares de gestão poderão te auxiliar a:

Reduzir erros: a redução de erros é um processo natural uma vez que os departamentos passam a trabalhar de forma integrada, portanto, sem necessidade de ficar informando várias vezes a mesma coisa, em setores diferentes e isso, naturalmente, faz com que os erros diminuam. Além disso, quando um processo passa a ser automático ou, ainda que não totalmente automático, mas com a menor intervenção humana possível, ele tende a ter menos erros.

Precisão de resultados: um software efetua cálculos e regras de negócio com muita precisão, pois foi programado para isso, portanto, fatores adversos que podem interferir num resultado não fazem parte da rotina do software, gerando resultados mais confiáveis. Essa precisão também se aplica aos setores mais importantes para qualquer empresa, como o financeiro, o estoque, a expedição, entre tantas outras atividades de rotina.

Aumento da produtividade: esse também é um benefício gerado pela implantação de um software, pois em decorrência do processo de implantação, normalmente as rotinas são revistas, possíveis falhas são corrigidas e, posteriormente, com o software, esses procedimentos passam a ser sistemáticos e obrigatórios, fator que impede antigos vícios e violações das rotinas estabelecidas pela empresa. Com isso, a produtividade também aumenta de forma natural, até porque, as ações repetitivas passam a ser feitas pelo sistema e os funcionários podem se dedicar a outras funções ou atividades.

Aumento da lucratividade: é claro que o simples fato de você implantar um sistema de gestão não fará sua empresa ganhar mais, mas com o passar do tempo, isso é outro reflexo natural da diminuição de perdas, aumento da produtividade e resultados mais rápidos e precisos. A combinação desses fatores pode sim levar a um aumento no lucro.

Naturalmente, abordamos os temas de uma forma bastante superficial, sem aprofundamentos técnicos, apenas para mostrar que a implantação de um software de gestão não precisa ser um processo extremamente longo e caro e que pode estar acessível a qualquer empresa.

Uma dica: sempre busque a ajuda de profissionais da área de TIC, pois somente eles poderão te ajudar com propriedade a escolher  a melhor solução. Fuja daqueles vendedores de software que prometem que o sistema que vendem vai resolver todos os seus problemas. Só um profissional sério poderá ajudá-lo a encontrar a melhor solução, num custo justo e que atenda as suas necessidades mais emergenciais.